前回のブログで、お客様宅で書類の整理についてレクチャーした話を書きましたが、なぜ書類整理の仕組みづくりは大変なのでしょうか？
私の見解ですが、理由のひとつはこれ。
書類は『次の行動』がいろいろある
たとえば洋服。
クローゼットから洋服を出して次に何をするかというと『着る』。
ほかも同様です。収納場所から取り出したあとの行動はわりとシンプルです。
いっぽう、書類はというと。
その書類を見て何をするか？
ただ目を通すだけでよいのか、それとも返事をしなければいけないものなのか。
支払いしなければいけないものも家でできるのか、それともどこかに出向く必要があるのか。
書類は『次に何をするか？』のパターンが多いのが特徴なんです。
『種類ごと』がうまくいかないなら『行動ごと』で分ける
先日のオーガナイズでも、すでにお客さまは書類を種類ごとに分類されていました。
うまく回っていないところを「行動ごとに振り分けてみてください」とアドバイスさせていただいたところ、「なるほど！そういうふうに分ければいいんですね！」とおっしゃっていただけました。
全部が全部、行動ごとに分けるのがいいか？というとケースバイケース。
ただ、うまく回っていないところは、「次に何をするか？」が考慮されていないことが比較的多いです。
収納の仕組みを考える上で大事なのは、使いやすくするためにはどう収めるか？
たとえば、外出しないと用事を済ませられないような書類は、ひとまとめにしておくと便利です。
期日のある・なしも忘れずに
もうひとつ。
書類の整理で大事なのは期日のある・なし。
たとえば、『返事をする』書類も、期日が決まっているのかいないのか、期日が決まっていてもまだ先なのかそれともすぐなのか、期日があるものとないもので分けておいた方がいい場合もあります。
分けすぎると把握できなくなる方は、本当に大事なものは色付きのクリアファイルに入れるとか、緊急性の高いものだけは別としておくのがおすすめです。
おわりに
前回の記事の最後に書いた『書類整理のフロー（使う書類）とストック（保管する書類）』ですが、使う書類を保管する書類と同じように収納していることで使いにくくなっているケースがときどきあります。
保管する書類は「次に何をするか？」は基本ありません。次の用事ができるまではずーーっと保管したままでいいんです^^
書類整理はルートづくりが肝。
書類は次の行動がさまざまなので、もしかしたら人によってはいくつも枝分かれするルートになるかもしれません。
ルートづくりが大変なときはいつでもご相談くださいね。
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