時間がなくて自分の予定が終わらない。そんな時はタスクをスケジュール化してみよう!

今朝は超焦って夢から目覚めました。

昨日、26日だったじゃないですか。夢の中では11月じゃなくて12月だったんですけど、今日は12/26だと思い込んでたら実は12/27だった!という夢です。

なんで焦ったかというと、12/27は福山くんの大感謝祭に行く予定で(これは夢じゃなくてホントに)、明日だと思い込んでたら実は今日が12/27で、それを夜の8時半過ぎくらい(8時半というとライブ終盤の時間帯)に気づいて、ライン見たら一緒に行く予定の友達から300件くらい未読がたまってて、血の気が引いたという夢でした(^_^;)

夢でよかった(笑)

このブログを読んでる、私を知ってる人は、「ヨッシーがライブの予定を忘れるわけないじゃん!」と突っ込みを入れるとは思いますが。

ということで本題。今日は予定の話です。

私たちの予定は大きく分けると2通り

予定って

  • 自分でコントロールできない予定
  • 自分でコントロールできる予定

の2通りあります。

私の仕事でいうと、自分でコントロールできない予定はオーガナイズ作業や講座など、時間が決まっている(約束している相手がいる)もの。いわゆるアポイントです。

いっぽう、自分でコントロールできる予定は、お客様の提案を考えたり、収納用品見に行ったり、記事書いたりなど、時間が決められていないもの。こちらはタスクです。

「自分でコントロールできる」は、同時に「コントロールされやすい」ともいえる

TODOリストを作ったけれど、いつまでたっても終わる気配がなくリストにずっと残ったままのタスクがある……。

そんな経験ありませんか。

自分でコントロールできるということは、裏を返せばコントロールされやすい予定ともいえます。「スケジュールの合間にやろう」と思っていると、そのタスクに取り掛かる機会は永遠にこないかもしれません。

せっかくあったスケジュールの合間に、空いているからと別のアポイントを入れてしまう可能性もあります。私もそうですけど、相手がいる予定を優先しがちだったりしませんか?

タスクをスケジュール化する

クライアントとのアポイントはもちろん大事だけれど、時間が決められていないタスクだって同じように大事。

そこで、タスクのスケジュール化です。

実際にやってる人も多いかと思いますが、この手のタスクをやる日をあらかじめスケジューリングしておきます。

赤枠の部分がそう。

先週までの忙しいときは、このタスクのスケジュール化がホントに大事で。時間を確保しておかないと、空いてると勘違いして予定をいれて自分の首を絞めてしまう状態に(^_^;)

予定を入れるときは、こんな感じで「今日は○○の日」とざっくりと時間を確保しています。そのタスクにかかる時間はどのくらいなのかまでは考えず、大まかにスケジューリングしています。

終わりに

この、アポイントとタスクの違いを意識して予定を立てることは、時間管理のポイントのひとつなので、タスクのほったらかしからくる時間に追われている感に悩んでいる人は見なおしてみてくださいね。